İstanbul’un 135 Yıllık Ticaret Hafızası Koruma Altında

Ä°stanbul Ticaret Odası (Ä°TO), üyelerine daha iyi hizmet verebilmek için 2014’te yeniden yapılandırma programı baÅŸlattı. Program kapsamındaki yapılandırmalardan biri de Türkiye’nin en büyük ticaret arÅŸivinin oluÅŸturulması için atılan adımlar oldu. Ä°TO, daha önce bir arÅŸiv firmasının depoladığı düzensiz Ä°TO arÅŸivini kendi bünyesine alarak, bilimsel ve teknolojik arÅŸivleme sistemi ile yeniden yapılandırdı.

1.5 MÄ°LYON FÄ°RMA

Böylece Ä°TO’da 2014’e kadar gerçekleÅŸtirilmemiÅŸ ve büyük eksikliÄŸi hissedilen modern bir arÅŸiv hizmete girdi. 1 milyon 500 bin firmaya ait milyonlarca evrakın bulunduÄŸu Ä°TO ArÅŸiv ile Oda, ticaretin önündeki engellerden birini daha ortadan kaldırdı. Ä°TO’da elektronik ortamda tutulan arÅŸivin dışında ıslak imzalı, orijinal belge ve dosyaya ihtiyaç duyan tüccar veya kamu kurumları, günlerce veya haftalarca uzayabilen bekleme sürelerinden kurtuldu. ArÅŸiv sayesinde 10 milyonun üzerinde belgeye saÄŸlıklı bir ÅŸekilde ulaşılma imkânı oluÅŸturuldu. Bilgi ve belge yönetim uzmanı Ä°TO personelinin görev yaptığı arÅŸiv, Ä°stanbul’un ticaret hafızasının ilk ve tek adresi.

5 KAT, 21 BLOK

Beylikdüzü’nde bin 810 metrekarelik kapalı alanda, yetkili olmayanların giriÅŸ-çıkış yapamadığı Ä°TO ArÅŸiv’de modern arÅŸivleme sistemi kullanılıyor. Ä°TO ArÅŸiv, 24 saat içeriden ve dışarıdan kameralarla izleniyor. Her türlü afete karşı korunan Ä°TO ArÅŸiv, yaklaşık 24 bin metreküp hacimli 5 kattan, 21 blok ve 9 bin 87 raftan oluÅŸuyor.

GÜNDE BÄ°N 700 EVRAK

Ä°TO ArÅŸiv’e, Oda’nın merkezinden günde ortalama bin 700 evrak geliyor. Sicil dosyalarına eklenmek üzere gelen bir evrak, çeÅŸitli bilgi ve iÅŸlemlere ait çok sayıda belge içeriyor.

TÄ°CARET TARÄ°HÄ°NE IÅžIK TUTACAK 300 BÄ°N RESTORASYON

Ä°TO, 1882 ile 1996 yılları arasında kurulan firmalara ait 300 bin dosyayı, orijinaline zarar vermeden restore edip, düzenliyor ve veri tabanı oluÅŸturuyor. Firma kuruluÅŸ ve sicil iÅŸlemlerinin adliyelerden Odalara geçtiÄŸi 1996’ya kadar iÅŸlem gören dosyalar, ticaret tarihinin bir bölümüne de ışık tutacak. Yaklaşık 5 bin kolilik, aralarında Osmanlıca olanların da bulunduÄŸu dosyalarda; firmaların sahipleri, ortakları, sermayeleri, Sicil Gazetesi kayıtları gibi bilgiler bulunuyor. DoÄŸal afetlere uÄŸramış, tahrip olmuÅŸ dosyalarda, dosya ile ilgili aparatlar temizleniyor. PoÅŸetlenip etiketlenerek nemden ve yıpranmadan korunacak ortamlara kaldırılıyor. Bilgiler ArÅŸiv Yönetim Sistemi (AYS) programı ile tek tek sisteme aktarılıyor.

NELER YAPILDI?

Bu yılın ocak ve aÄŸustos ayları itibariyle 3 bin 412 talep formu ile 2 bin 787 dosya  fiziksel, 340 pdf olmak üzere tüm talepler karşılandı. Ayrıca düzensiz arÅŸivlemeye son verildi. KiÅŸiye özgü sınıflandırma yapıldı. Belgelere ulaşım sorunu ortadan kaldırıldı. Kayıt dışı manuel iÅŸlem ve saÄŸlıksız takip süreci sona erdi. Uygun saklama koÅŸulları oluÅŸturularak, yıpranmış dosyaların restore edilmesi saÄŸlandı.

ALANINDA BÄ°R Ä°LK

Ä°stanbul Ticaret Odası Yönetim Kurulu BaÅŸkanı Ä°brahim ÇaÄŸlar, yönetim kurulu üyeleri ile birlikte Ä°TO ArÅŸiv’i ziyaret etti. BaÅŸkan ÇaÄŸlar, ziyaret hakkında, @ibrahimcaglar twitter hesabından, “1.5 milyondan fazla ÅŸirket evrakının saklandığı arÅŸiv binamız, dosyalama sistemi, güvenliÄŸi ve teknolojisi ile bu alanda bir ilk oldu” mesajını yayınladı.

www.itohaber.com