“Büyümek Tesadüf Değil Planlı ve Stratejik Hedefleri Geliştirebilmekle Gelen Bir Başarıdır “

Yılın son çeyreğine girmeye hazırlanırken 2016 için hedeflerini büyük ölçüde yakaladıklarını belirten Mutlusan Elektrik A.Ş. nin 3 yıldır Planlama Müdürü olarak görev yapan Mutlu Ulusoy ile Malzeme Planlama Yönetimi üzerine bir röportaj gerçekleştirdik.

Malzeme Planlama Yönetiminizin Çalışması

Malzeme Planlama şirketlerin uzun vadede malzeme alımlarını planlamak ve satınalma bölümüne pazarlık yapmalarını ve siparişleri istenilen zamanda tedarikçilere geçmelerini sağlamak için yaptıkları planlama çalışmalarının en önemlilerinden biridir. Malzeme ihtiyaç planlaması yani MRP kaynak ihtiyaç planlama sisteminin en önemli bölümlerinden biridir. Yukarıda sayılan amaçlara ulaşarak minimum stok seviyesini yüksek üretim kapasitesini ve yüksek karı elde etmek ana amaçtır. Şirketler çok büyük paralar ödeyerek ERP sistemlerini alırlar. Ama maalesef bu sistemlerin güvenilir çalışmasını sağlamak için gerekli veri akışı sağlanamazsa bu sistemin yarardan çok şirkete zarar getirmesine neden olur. Planlamacılar olarak ilk yapmamız gereken sistemimizin nasıl çalıştığını kontrol etmektir. Bunu da bize sistem çıktıları haber verir.

Sistem çıktıları dediniz, nedir bu çıktılar?

- Mevcut stok seviyeleri (fazla stok veya stok yetersizliği),

- Müşteri taleplerinin istenilen zamanda sevk edilip edilmediği,

Üretim planlarının malzeme olmaması nedeniyle sık sık değiştirilmesi en büyük göstergelerdir.

Talep tahminleri: Satış bölümünün veya planlama bölümünün yapacağı tahminlerde ki sapmalar da MRP sonuçlarını etkileyecektir. Bu nedenle de üçer aylık periyodlarda tahminlerin gözden geçirilmesi ve sistemde gerekli düzeltmelerin yapılarak MRP ‘ nin çalıştırılması gerekir

MRP’ nin güvenilir çalışmasını nasıl sağlayabiliriz?

Bir sistemin doğru çalışması o sistemin aldığı, kullandığı verilerin, bilgilerin doğru olmasına ve sistemin doğru kurulmasına bağlıdır. MRP’ nin girdilerini şöyle bir gözden geçirelim. Burada sadece dışarıdan tedarik edilen malzemeler dikkate alınarak bu bilgiler verilmiştir. MRP sonucunda üretim hatlarının planlanması da sağlanabilmektedir.

MRP’nin güvenilir çalışması MRP girdilerinin sağlıklı, güncel ve doğru olmasına bağlıdır.

MRP’nin girdileri nelerdir diye sorarsanız:

Ürün Ağaçları: Ürün ağaçlarının içeriğinde bulunan malzeme ve adet bilgilerinin doğru olmaması durumunda malzemelerin fazla veya eksik satın alınmasına neden olacaktır. Uzun vadeli yapılan planlamalarda ürün ağaçları henüz belli değil ise en yakın ürüne benzetilerek modellenmeleri gerekmektedir.

Güven stokları: Talep tahminlerindeki ve tedarik sürelerindeki sapmaları telafi etmek amacıyla stoğumuzda bulunan güven stoklarımızın da doğru hesaplanması stok maliyetlerimizi arttırmak ve stoksuz kalmamak için büyük önem taşımaktadır.

Tedarik süreleri: Malzemelerimizin tedarik sürelerinin doğru olmaması ise siparişlerin zamanında geçilmemesine veya çok önceden stoklarımıza girerek stok maliyetlerinin artmasına sebep olacaktır.

Mevcut stok seviyeleri: Stok seviyelerinin de doğru olmaması yanlış siparişler verilmesine neden olacaktır. Bunun içinde ABC analizi yapılarak A grubu malzemelere sık sık olmak üzere ara sayımlar yapılması MRP güvenilirliğimizi artıracak unsurlardan biridir.

Sipariş miktarı: Sistem çalışırken sipariş miktarı olarak size nasıl bir hesaplama yapmasını istiyorsanız bunu belirtmeniz gerekir. Yapılan ABC analizine göre şirketin belirleyeceği para politikasına bağlı kalmak şartı ile kaç haftalık ihtiyaca karşılık gelecek sipariş miktarı vermesini isteyebilirsiniz. Örneğin A grubu malzemeler için birer haftalık ihtiyacı topla siparişi ver, B grubu malzemeler için iki haftalık ihtiyacı topla siparişi ver gibi…

Malzeme planlamanın doğru yapılmamasının şirketinizin para ve verimlilik kaybı olduğunu unutmayın.

Peki hangi bölümlerle koordineli çalışılması gerekiyor ki bu sistem kusursuz yürüsün?

Öncelikle planlama, satınalma, ürün yönetimi satış ve finans bölümlerinin birlikte çalışarak tüm mevcut değerleri yeniden gözden geçirmeleri ve gerekli düzeltmeleri yapmaları gerekecektir. Bu çalışma üst yönetimce de desteklenmeli ve yapılan çalışma sonucunda ilgili bölümler bilgilendirilmelidir ki sistem ilgili tüm çalışanlarca benimsensin. MRP yaşayan bir sistemdir. Bir kere düzeltilip veya yapılandırılıp bırakılacak bir sistem değildir. Sürekli güncel olmalı ve gerekli düzenlemeler yapılmalıdır. Malzeme olmadığı için siparişlerinizin teslimi gecikiyor mu? Atıl stoklarınız veya fazla stok dolayısıyla depolarınızda yer sıkıntısı mı yaşıyorsunuz? Stok maliyetleriniz yüksek mi? Üretim planlarınızı günde birkaç kez değiştirmek zorunda mı kalıyorsunuz? Yukarıdaki sorulara cevabınız evet ise MRP’niz güvenilir çalışmıyor demektir.

MRP güvenilir çalışmıyorsa neler yapılmalıdır?

1. Malzeme planlamadan sorumlu kişilerin ilk olarak malzemelerinin ABC sınıflandırmasını yapmaları gerekir.

2. Finans bölümüyle kaçar haftalık periyodlarda siparişlerin verilmesi gerektiğine karar verilmeli.

3. Depo ve üretimde bulunan malzemelerin sayımı yapılmalı. Sisteme girilmeli. Daha sonraki zamanlarda A sınıfı malzemeler daha sık olmak üzere ara ara örnekleme sayımlar yapılarak kontrol edilmeli.

4. Satınalma bölümüyle birlikte tedarik süreleri gözden geçirilmeli ve gerekli düzeltmeler yapılmalı

5. Satış bölümünden talep tahminleri istenmeli.

6. Ürün ağaçlarını oluşturan bölümden planlama ön ürün ağaçları istenmeli.

7. Planlamacı güven stoklarını hesaplamalı. Yine güven stokları içinde belirlenecek periyod kapsamındaki gerekli ihtiyacın toplamı kadar güven stoğu tutulmasına karar verilebilir.

8. Tüm bu hesaplanan ve karar verilen değerler sistemde girişi yapılmalı.

9. MRP çalıştırılmalı.

10. MRP’nin sonuçları yorumlanmalı ve varsa acil siparişlerin hemen verilmesi sağlanmalı, gereksiz siparişler var ise iptal edilmeli ve bazı siparişler öne çekilmeli veya ertelenmeli.

Tüm bunlar yapıldı hala problemler yaşıyor olabilirsiniz bu durumda acaba siparişlerde sürekli değişimler mi yaşıyorsunuz veya bazı hesaplama kriterlerinizi mi yeniden gözden geçirmeniz gerekiyor tekrar inceleyin. Siparişlerde sürekli değişimler yaşıyorsanız planlama bölümü olarak bir haftalık periyodu sabitleyebilirsiniz ve bu periyodda satış bölümünün değişiklik yapmasına izin vermeyebilirsiniz. Satış bölümü sipariş sisteme girdiğinde planlama bölümünün onayını alarak sisteme kesin sipariş girmesini sağlayabilirsiniz.

Planlama yönetimi hakkında başka neler söylemek istersiniz?

Sistemin çalışması bölümler arasındaki uyuma ve birlikte çalışmaya bağlıdır. Satış bölümü sadece kendi tarafından, satınalma bölümü kendi tarafından bakacak olursa planlama bölümü arada kalacak ve sürekli planları değiştirmekten sistemin doğru çalışmasına bakamayacak ve üretim bölümüyle sürekli çatışıyor olacak. Bu durum söz konusu ise bir dakika durun demek ve herkesi birlikte çalışmaya davet etmek öncelikle şirket yararına ve kendi zamanınızı en verimli şekilde kullanmanıza yarayacaktır. Bir planlamacı sadece üretim planlama veya malzeme planlama yapmaya çalışmanın yanında kendi zamanını da en iyi şekilde planlamayı başarabiliyor olmalıdır. Stoklarımızın istenilen seviyede kalmasını sağlamak amacıyla stok seviyelerimizi kontrol etmeliyiz. Bir yıldan uzun süredir hareket etmeyen malzemeleri listeleyerek atıl olabilecek malzemeleri belirleyip bu malzemelerin ne şekilde değerlendirilebileceğini bir ekip kurarak belirlemek gerekir. Ayrıca bu malzemelerin neden hareket görmediği de araştırılarak gerekli düzeltmeler yapılmalıdır. Stok maliyetlerimizi minimize etmek açısından da bu çalışma büyük önem taşıyacaktır.

Şirketlerde malzeme yönetimi değişik organizasyon yapıları içinde gerçekleştirilebilir. Kimi şirketlerde malzeme planlama, üretim planlama bölümü, kimi şirketlerde lojistik bölümü tarafından yürütülür. MRP’yi kullanan tüm kullanıcıların mutlaka sonuçları çok iyi yorumluyor olması şarttır. Eğer bu sağlanamaz ise sistemin doğru işlemesini sağlamak güçleşir.

“MRP’nin her verdiği sonuç yorumlanmadan aynen uygulanacak olursa stokların artması veya stoksuz kalma durumuyla karşı karşıya kalmak her zaman mümkün olacaktır.”